slot

Konferensi dan Acara – Jangan Tersiksa, Aturlah

Kelumpuhan perencanaan merayapi Phil. Setiap kali dia melihat kembali apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan acara dengan sukses, dia mendapati dirinya bermain-main; mengubah dan menambahkan aktivitas yang tidak benar-benar memberi nilai tambah pada acara yang ditugaskan untuk dia kelola. Dia harus memegang proyek ini dan melanjutkannya.

Setelah perencanaan selesai dan Anda memiliki tim sbo slot , tempat, dan kerangka kerja yang bisa diterapkan untuk jadwal; saatnya untuk berorganisasi. Sebagai manajer acara, tanggung jawab berhenti pada Anda, tetapi itu tidak berarti Anda harus melakukan segalanya. Pastikan Anda mendelegasikan tugas dan aktivitas secara efektif dan Anda tidak akan terlalu stres dan lebih produktif.

Pemesanan tempat

Prioritas pertama adalah memastikan bahwa tempat tersebut dipesan beberapa minggu, jika tidak berbulan-bulan sebelumnya. Anda harus benar-benar rewel tentang bagaimana hal ini dilakukan dan meminta tempat tersebut mengkonfirmasi setiap detail kebutuhan Anda. Sebagian besar tempat memiliki staf Konferensi yang tugasnya memastikan bahwa semua daftar periksa sudah lengkap sebelum acara, tetapi harap diingat bahwa tim manajemen Konferensi biasanya bekerja 9 hingga 5 sementara tim yang akan Anda tangani di tempat tersebut akan bekerja bergiliran dan, jika acara Anda berlangsung lama, Anda akan berhadapan dengan banyak wajah berbeda di tim staf venue. Untuk alasan ini, merupakan praktik yang baik untuk menjalin satu titik kontak di kedua kubu yang akan dijamin mendapatkan keputusan cepat atas masalah apa pun yang terjadi.

Pengumpulan informasi

Selain menyediakan tempat dengan daftar kebutuhan Anda yang panjang dan mendetail, penting bagi Anda untuk menggunakan kontak awal ini dengan mereka untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang akan berguna dalam menjual acara tersebut.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan yang akan menambah nilai proposisi penjualan Anda dan memberikan gambaran lengkap tentang apa yang diharapkan adalah:

* Peta lokasi dan panduan perjalanan. Kuantitas (Jumlah delegasi + 20)

* Brosur pemasaran tempat itu sendiri. Kuantitas (Jumlah delegasi + 20)

* Rincian waktu check-in dan check-out akomodasi.

* Detail fasilitas venue – restoran, bar, gym, kolam renang, spa, dll.

* Detail fasilitas terdekat – lapangan golf, fasilitas olahraga, kasino, bar, restoran.

* Pekerjaan besar apa pun yang dijadwalkan di atau dekat tempat acara saat acara Anda sedang berlangsung (mis. pengeboran, pekerjaan bangunan, dekorasi).

* Organisasi lain yang menggunakan tempat tersebut pada waktu yang sama; untuk menghindari kepentingan persaingan.

Harapkan delegasi Anda untuk mengajukan pertanyaan yang paling tidak jelas tentang tempat tersebut dan bersiaplah untuk mengejutkan mereka dengan memiliki jawaban di ujung jari Anda.

Persyaratan konferensi

Saat Anda memesan tempat, kebutuhan terperinci Anda mungkin sangat samar karena semuanya masih dalam tahap desain, jadi Anda harus membuat janji dengan staf Konferensi untuk kembali setelah semuanya sudah ditetapkan, katakanlah, dua minggu sebelum acara. Anda harus selengkap mungkin dalam menyediakan tempat dengan informasi untuk membantu mereka melayani Anda dengan baik. Begitu mereka mengetahui cakupan total kebutuhan Anda, mereka dapat memberi tahu Anda apa yang ditawarkan.

Berikut ini adalah daftar periksa khas Konferensi.

* Jumlah orang

* Waktu kedatangan

* Waktu keberangkatan

* Kopi/teh pada saat kedatangan

* Kopi/teh saat istirahat

* Waktu istirahat

* Jumlah kamar

* Ukuran kamar

* Tata Letak Kamar

* Makan siang

* Peralatan

* Jumlah Tabel

* dengan taplak meja

* pengaturan tempat

* penyeka

* secarik kertas

* pensil

* papan nama

* air dan buah

* labu

* kacamata

* manis keras

Dengan melibatkan diri secara aktif dalam mengatur acara tersebut, Phil secara efektif keluar dari lingkaran perencanaan yang telah dia putar. Segera setelah dia mulai berbicara dengan para pemain utama yang akan terlibat dalam menyusun acara tersebut, proyek tersebut mulai berjalan. kehidupannya sendiri. Pekerjaannya kemudian menjadi mengarahkan daripada mendorong.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *